1、进入查询界面

单击菜单栏[创建]=>[其他]=>[查询设计]，进入“查询设计”界面。

在Access的“查询设计”界面中，会出现[显示表]对话框（如果没有出现，则可以用鼠标右键单击，再单击[显示表]选项）。

在[显示表]对话框中，会列出Access中已经存在的所有“表”和“查询”。

2、添加数据表

分别双击[显示表]对话框中的数据表名称，将数据表添加到Access的“查询设计”界面上。

备注：也可以直接用鼠标将两个数据表从左侧区域拖曳到Access查询设计视图中。

这时“查询设计”界面上显示的不是所添加的数据表中的具体数据，而是每一个数据表的“结构”，即每一个数据表中包含哪些列，以及对应的列标题（也就是“字段”）。

3、建立数据表的连接

单击数据表“各省GDP数据”的“省份”字段，并保持鼠标按下状态的同时，将“省份”字段拖拽的到数据表“省份区域”的“省份”字段上面，再松开鼠标。

这时可以看到，两个数据表的“省份”字段之间出现了一条“连接线”。

在Access知晓了两个数据表之间的关联关系后，就可以自动执行两个数据表之间的数据匹配运算。

4、添加查询字段

在“查询设计”界面的下部是“查询设计网格”，在这里可以对查询进行多种设置。

①字段：表示哪些字段会显示在将来的查询运行结果中。查询的执行结果将是根据查询定义“按需”生成的一个数据表。

②表：表示所选择的字段来自于哪个具体的数据表。不同的数据表中含有相同名称的字段，只有知道每一个字段来自于哪个特定的数据表，才不致造成混淆。

③排序：用于设置是否排序，或者执行Access查询需要按照哪些字段进行排序。如果需要排序，那么是按升序排序，还是按降序排序。

④显示：用于设置对应字段是否显示在Access查询执行结果中。有时某些字段仅仅用于设置查询的筛选条件或控制查询的排序方式，而不需要显示在以后的查询执行结果中。

⑤条件：设置Access查询的筛选条件，用于限制在查询执行结果中显示哪些数据。

⑥或：通常和第⑤的“条件”配合使用，表示满足第⑤ “条件”的数据或满足第⑥“条件”的数据都需要显示在查询执行结果中。

接下来，将数据表“各省GDP数据”和“省份区域”中的所有字段都拖曳到Access查询设计网格的“字段”行。

这样，当执行Access查询时，我们会在查询执行结果中看到两个数据表中的所有字段。

5、执行查询结果

单击菜单栏[设计]选项卡=>[结果]=>[视图]的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择[数据表视图]命令。

该查询的执行结果见下图：

在通过相应字段之间的连接线建立了两个数据表之间的关联关系并执行查询后，Access会根据我们指定的关联字段“组合”两个数据表中的数据。

Access首先读取左表（本案例中是数据表“省份区域”）中第一条记录在关联字段中的内容，然后到右表（数据表“各省GDP数据”）中查看所有记录，如果右表中的某条记录在关联字段中的内容，与左表中相应关联字段中的内容相同，则将这两条记录首尾相连，形成查询执行结果中的一条记录，重复执行上述过程，生成最终的Access查询执行结果。

5、调整查询设计

从上图可以看出，Access查询执行结果中有两列来自不同数据表中的“省份”字段（分别是第2列和第3列），这两列是重复信息，这种情况，保留1列就可以了。

单击菜单栏[设计]选项卡=>[结果]=>[视图]的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择[设计视图]命令。

右键单击“查询设计网格”的第2列（数据表“省份区域”中的“省份”字段），在弹出的快捷菜单中选择[剪切]命令，或者在Access菜单栏依次单击[设计]=>[查询设置]=>[删除列]按钮，删除该字段。

这时再回到“数据表视图”，查询结果如下图，“省份”字段只剩下一列：

6、保存查询

单击Access界面左上角的[保存]按钮，弹出[另存为]对话框，提示我们给该查询取一个名称。这里，我们将查询名称设置为“省份区域GDP数据”。

在将查询保存完毕后，在Access左侧区域的“查询”对象分类，在该对象分类下面有刚刚保存的查询“省份区域GDP数据”。双击该查询名称，即可得到查询的执行结果。

备注：虽然双击Access查询名称可以得到一个数据表，但是查询与数据表完全不同，查询不是存储于Access中的数据表，而是一个从不同数据表中提取数据的定义。

在双击查询名称执行查询时，Access会按照我们在设计查询时所定义的数据提取规则，从相关数据表中重新“组装”数据并显示，查询执行结果会实时地反映底层数据表中数据的变化。因此，在底层数据表中的数据发生变化后，再次执行查询，查询执行结果也会相应地发生变化。